در مواردی همچون نبود امکان یادداشت برداری و یا سرعت بالای گفت و گوی، برای ایجاد مدرک محکمه پسند، مصاحبه، اعمال جاسوسی و جمع آوری اطلاعات مورد نیاز از شخص و یا اشخاص مشکوک که بیشتر مواقع در سازمان اطلاعات از آن استفاده می شود.
در مواردی خاص از جمله تمرکز نداشتن روی تایپ، ایراد جملات و صحبت های طولانی با شخص مورد نظر، عدم توانایی در رساندن مفهوم کلام بصورت متن میتوان از ضبط صدا استفاده نمود.
در برخی مواقع، بدلیل نیاز به سرعت در ثبت وقایع، از سیستمهای مربوطه می توان استفاده کرد که یکی از این موارد، گزینه ضبط صدا می باشد.
برای نکته برداری از درس یا سخنرانی ها در کلاس یا همایش ، خبرنگاران برای گزارش نویسی . برای ضبط مدرک و درج در پرونده متهمان هنگام بازجویی . نویسندگان برای حفظ انچه در ذهن خود دارند و در موقعیتی نیستند که بتوانند بنویسند ایده خود را بیان کرده و ضبط می کنند. در صورت کلی برای حفظ نکته ها در برخی مواقع از ضبط صدا استفاده می شود.
طبق تفسیر که توسط حقوق دانان و قانون گذار ارائه شده و مبنای وضع سایر قوانین و مقررات در این زمینه می باشد صرف ضبط صدا ممنوع نیست و می توان از این مورد استفاده کرد،اما چنانچه انتشار آن بدون رضایت طرف مقابل مقابل بوده و یا علیه وی استفاده شود، جرم تلقی می گردد. همچنین افرادی مانند وکلا و خبرنگاران که به واسطه موقعیت شغلی خود گاها مجبور به استفاده از ضبط صدا هستند ، می توانند بدون هیچ محدودیتی از آن استفاده کنند.
در بعضی از مشاغل مثل خبرنگارها، روزنامه‌نگارها، وکلا و … نیاز به ضبط صحبت‌ها برای یادداشت دقیق‌تر است. اما در میان مردم عادی، ضبط صدا جرم نیست اما اگر آبروی خدشه‌دار شود و به زندگی عادی شخصی لطمه‌ای وارد شود میتوان به عنوان جرم به آن نگاه کرد.
نوت برداری از درس ها ، خبرنگاران برای گزارش نویسی، اصولا برای تهیه گزارش یا پاک نویس کردن مطلبی و حتی نکته برداری از سخنرانی ها از ضبط صدا و سپس تایپ فایل صوتی استفاده می کنند. برای نگهداری از مستندات از فایل صدای ضبط شده هم می توان استفاده کرد. در بازجویی پلیس از متهمان نیز بعنوان مدرک از ضبط صدا در طی بازجویی می توان استفاده کرد.