در موارد زیر از ضبط صدا و سپس تایپ فایل صوتی و تبدیل به نوشتار استفاده می شود.
- در مواردی به دلیل محدودیت زمان و حجم کاری زیاد ، می توان از ضبط صدا استفاده کرد .
- معمولا زمانی از ضبط صدا استفاده می شود که سرعت صحبت گفتار نسبت به تایپ بالا باشد و توانایی تایپ با سرعت گفتار نباشد. علاوه بر این می توان از نرم افزارهای هوش مصنوعی تبدیل گفتار به نوشتار استفاده کرد که در زبان انگلیسی دقت بالاتری نسبت به زبان فارسی دارد اما در در دو زبان احتمال تشخیص اشتباه کلمه وجود دارد.
- در مواردی که در حال حرکت بوده و در عین حال فرصت تفکر و ثبت موجود است مثلا زمانی که در اتوبوس هستیم و امکان نوشتن منظم به دلیل حرکت خودرو وجود ندارد، یا خبرنگاری که گزارش زنده تهیه می کند.
- زمانی که فرصت تایپ و دسترسی به تایپ وجود نداشته باشیم از ضبط صوت استفاده می کنیم برای متوجه و دسترسی داشتن به محتوا
- برای کارهای گزارش گیری و خبرنگاری، در مواردی که نمی توان گفته های یک شخص را نوشت، و در جایی که گوینده مطالب را خیلی سریع بیان می کند فرصتی برای یادداشت برداری نداریم. می توان از ضبط صدا استفاده کرد
- در زمینه هایی مانند امور دانشجویی برای ذخیره‌سازی اطلاعات و گوش دادن به آن ها در زمان های دیگر.
- در مواردی که وقت برای تایپ متنی نیست یا در مواقعی که تاچ دستگاه خراب باشد، همچنین برای صرفه جویی در زمان و افزایش سرعت پاسخگویی از ضبط صدا استفاده می شود
- در مواقع های مختلفی، برای مثال وقتی توانایی تایپ کردن و نوشتن را نداریم یا متنی که می خواهیم بنویسیم زیاد است و فکر میکنیم که بهتر از صدای خود را ضبط کنیم.
- در مواردی نظیر مصاحبه، گفتگوی تلفنی، لزوم تکرار جملات و دقت بیشتر برای پرداختن به جزئیات ضبط صدا می تواند کمک خوبی باشد.
- در مواردی که امکان نوشتن و یا یادداشت برداری برای کاربر وجود نداشته باشد یا سرعت صوت نسبت به تایپ متن بیشتر باشد
- از دستگاه ضبط صدا روزنامه نگاران، خبرنگاران و … استفاده می‌کنند. با دستگاه ضبط صدا می‌توان مصاحبه‌ها، اخبار، موسیقی، مکالمات و … را ضبط کرد.
- هنگامی که زمان کافی برای نوت برداری وجود ندارد . در این مواقع می توان از ضبط صدا استفاده کرد.
- در صورتی که موضوع مورد بحث، برای ما مهم و ضروری، باشد ،مثل مطالب درسی ،یا ، مطلب و سخن گفته شده برای ما ،آموزنده و جذاب باشد، اما در شرایط موجود کاغذ، و خودکار در دسترس نباشد ، یا اینکه با کمبود وقت مواجه باشیم ،میتوانیم از ضبط صدا ،برای ثبت مطلب درسی ،و یا سخن بازگو شده، استفاده کرد .
- ضبط صدا در جامعه امروزی کاربرد زیادی دارد.برای مثال در اکثر سخنرانی ها و جلسات مهم که شرایط نوشتن در دسترس نیست و یا حتی در کلاس های درس نیز از ضبط صدا استفاده می شود. همچنین برای گزارشاتی که در رسانه ها ، تحقیقات علمی و گزارشات قانونی از صدای ضبط شده برای ضمیمه پرونده شخص استفاده می شود؛ زیرا که لحن صدا و گوینده در این موراد بسیار مهم است.
- درمواردی که دسترسی به کاغذ و قلم وجود ندارد .
- در مواردی که امکان نوشتن یا تایپ وجود ندارد مثلا برای انجام مصاحبه ها ویا گرفتن گزارش .
- در جایی که احتیاج به گرفتن فایل صوتی داریم و بخواهیم اصل آن را به عنوان سند ارائه کنیم یا فایل را برای شخص یا اشخاصی ارسال نمائیم .
در تمامی موارد فوق امکان تایپ فوری صداهای ضبط شده وجود دارد.